เพื่อป้องกันการแพร่กระจายการติดเชื้อของโคโรน่าไวรัส Covid-19 ในประเทศญี่ปุ่น การทำงานจากที่บ้าน (在宅勤務) หรือ Work From Home (WFH) ที่มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นจากผลสำรวจของ Nihon Keizai Shimbun (日本経済新聞) กับบริษัทยักษ์ใหญ่ต่างๆ ในญี่ปุ่นเมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ที่ผ่านมา พบว่าประมาณ 50% ของบริษัทเปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้านโดยทั้งหมดหรือเป็นบางส่วนงาน และมากกว่า 80% ที่บริษัทยกเลิกงานอีเว้นท์ต่างๆ เพื่อลดความเสี่ยงจากการติดเชื้อที่ส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจของประเทศโดยรวม
ตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ ถึง 15 มีนาคม ตัวอย่างบริษัทที่ใช้มาตรการ WFH ในช่วงโรคระบาด ได้แก่ บริษัท Hishi Shoji (菱商事) ให้พนักงานในประเทศทั้งหมด 3,800 คน WFH, บริษัท Kao (花王) ให้พนักงานในประเทศซึ่งไม่รวมในส่วนของโรงงานผลิตและร้านค้าเป็นจำนวนครึ่งหนึ่งคือประมาณ 15,000 คน WFH, บริษัท Daiichi Sankyo (第一三共) ให้พนักงานประมาณ 8,800 คน WFH, บริษัท KDDI ให้พนักงานประมาณครึ่งหนึ่งคือ 8,000 คน WFH, บริษัทฮอนด้า (ホンダ) ให้พนักงาน 2,000 คนที่ทำงานอยู่ในกรุงโตเกียว WFH
แต่เนื่องจากจำนวนผู้ติดเชื้อยังเพิ่มขึ้นในหลายๆ ที่ ทำให้การทำงานจากที่บ้านหรือ Work From Home (WFH) ต้องดำเนินการขยายระยะเวลาต่อเนื่องอย่างไม่มีกำหนด
“การปฏิรูปรูปแบบการทำงาน (働き方改革)” จึงได้รับการพิจารณาขึ้นใหม่โดยรัฐบาลเพื่อให้ตระหนักถึงสังคมที่มีประชากรมากกว่า 100 ล้านคนยังสามารถมีบทบาทอย่างแข็งขันในภาคธุรกิจ เนื่องจากผลกระทบล่าสุดของโคโรน่าไวรัส Covid-19 มันจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นที่ท้าทายสำหรับการจัดการองค์กร ในขณะที่หลายบริษัทมีการลดเวลาทำงานและใช้รูปแบบของการทำงานที่เรียกว่า “การทำงานจากที่บ้านหรือ Work From Home (在宅勤務)” เป็นแนวทางหนึ่งในการรับมือกับสถานการณ์ปัจจุบัน
การทำงานจากที่บ้าน (在宅勤務) คืออะไร
“การทำงานจากที่บ้าน (在宅勤務)” ความหมายตามชื่อเลยคือ รูปแบบการทำงานของการทำงานจากที่บ้าน ซึ่งไม่กี่ปีที่ผ่านมามันยังเป็นรูปแบบที่ไม่ค่อยได้เห็นกันซักเท่าไร ยกเว้นการทำงานที่เรียกว่า Freelancer แต่ในปีที่ผ่านมารูปแบบการทำงานนี้ได้ค่อยๆ ขยายวงกว้างมากขึ้นอย่างรวดเร็วเพื่อตอบโจทย์ในสถานการณ์หรือเงื่อนไขที่ไม่เอื้ออำนวยต่างๆ หรือแม้แต่ในภาวะวิกฤตอย่างเช่นในขณะนี้ที่เป็น Covid-19 Crisis (新型肺炎Covid-19クライシス)
ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานจากที่บ้านก็คือเราสามารถลดเวลาในการเดินทางได้ ซึ่งบางคนอาจจะสามารถลดเวลาในการเดินทางที่ใช้เวลามากกว่าหนึ่งชั่วโมงได้ด้วย และยังทำให้เรามีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นด้วยสภาพแวดล้อมที่มีความยืดหยุ่น นอกจากนี้เรายังมีเวลามากขึ้นที่จะใช้เวลาส่วนตัว มีเวลาว่างไว้สำหรับงานบ้านและการดูแลครอบครัว ดังนั้น จึงอาจกล่าวได้ว่ามันเหมาะสำหรับยุคสมัยใหม่โดยเฉพาะกับผู้หญิงที่ก้าวเข้าสู่สังคมการทำงานและมีครอบครัวต้องดูแลสามารถที่จะมีโอกาสสร้างรายได้เพิ่มขึ้นไปพร้อมกับการทำงาน
ยังมีข้อดีอีกอย่างหนึ่งในเรื่องสถานที่อยู่ เราไม่จำเป็นต้องหาที่อยู่ใกล้กับออฟฟิศทำงาน เพราะเราสามารถทำงานจากที่บ้านตามลำพังได้ โดยไม่จำกัดเพียงการทำงานในประเทศเท่านั้น แต่เราสามารถทำงานไกลถึงต่างประเทศได้โดยไม่ต้องเดินทาง
การทำงานจากที่บ้าน…ทำไมถึงได้รับความสนใจมากขึ้น
ปัญหาการขาดแคลนทรัพยากรมนุษย์ได้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและส่งผลกระทบกับหลายอุตสาหกรรมในญี่ปุ่น ซึ่งหนึ่งในปัจจัยนั้นก็คือการเกษียณอายุก่อนกำหนดของพนักงานผู้หญิงเนื่องจากการแต่งงานหรือการคลอดบุตร อย่างไรก็ตาม การทำงานจากที่บ้าน จึงกลายเป็นทางเลือกใหม่สำหรับพนักงานที่ต้องเกษียณก่อนกำหนดแต่ยังสามารถทำงานต่อได้และยังคงมีรายได้ นอกจากนี้การทำงานจากที่บ้าน ยังสามารถช่วยลดจำนวนสาขาและสำนักงานขายลงได้ ซึ่งก็เท่ากับเป็นการลดต้นทุนทางหนึ่งของธุรกิจนั้นได้
และด้วยสังคมญี่ปุ่นที่มีอัตราการเกิดที่ลดลงและจำนวนผู้สูงอายุมากขึ้น ทำให้ปัญหาการขาดแคลนทรัพยากรมนุษย์จำนวนมากคาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้แน่นอน ดังนั้น บริษัทมากมายในญี่ปุ่นจึงหันมาใช้มาตรการการทำงานจากที่บ้านมากขึ้น เพื่อป้องกันการรั่วไหลของทรัพยากรมนุษย์ และเป็นการเตรียมสภาพแวดล้อมที่ให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้ภายใต้แนวคิดการทำงานแบบยืดหยุ่นตามสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยใช้อินเทอร์เน็ตหรือสิ่งที่คล้ายกันโดยไม่คำนึงถึงเรื่องของเวลาการทำงานที่กำหนด (オフィスアワー) และสถานที่ทำงาน
ตัวอย่างบริษัทที่จ้างการทำงานจากที่บ้าน (在宅勤務)
บริษัท เจแปนแอร์ไลน์ จำกัด (JAL)
ในปี 2014 เจแปนแอร์ไลน์เริ่มทดลองการทำงานจากที่บ้านสำหรับพนักงานกลุ่มประมาณ 4,000 คน ในปี 2015 มันถูกนำมาใช้เป็นระบบ และในปีต่อไปขยายผลให้สามารถทำงานนอกบ้าน (自宅以外での業務) ก็ได้
ทันทีที่เปิดตัวระบบในปี 2015 มีจำนวนพนักงานขอทำงานจากที่บ้านอยู่ที่ประมาณ 100 สาขา และขยายต่อในปี 2016 มีการกระจายความต้องการเพิ่มขึ้นไปยังประมาณ 4,000 สาขาของบริษัท ต่อมาในปี 2017 บริษัทได้รับ “รางวัลระดับประธาน (会長賞)” ของรางวัลการส่งเสริมการขาย Telework ครั้งที่ 17 จาก Japan Telework Association (一般社団法人日本テレワーク協会)
บริษัท Calbee, Inc.
Calbee ผู้ผลิตขนมรายใหญ่เปิดตัวระบบการทำงานจากที่บ้านในปี 2010 โดยระบบในเวลานั้นเป็นระบบที่มีการรายงานเนื้อหางานของวันนั้นให้หัวหน้างานทราบก่อนวันทำงานที่บ้านและรายงานความคืบหน้าทางอีเมลหลังจากสิ้นสุดการทำงาน
ในปี 2017 ได้รับเลือกให้เป็นหนึ่งใน “Nadeshiko Brands (なでしこ銘柄)” ซึ่งได้รับการคัดเลือกจากกระทรวงเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรม และจากตลาดหลักทรัพย์โตเกียวในฐานะที่เป็นหนึ่งบริษัทที่มีส่วนในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมการทำงานจากที่บ้านของพนักงานผู้หญิง
บริษัท นิสสันมอเตอร์ จำกัด
นิสสันมอเตอร์เปิดตัวระบบการทำงานจากที่บ้านสำหรับพนักงานทุกคนในปี 2014 โดยมีการติดตั้งเครื่องมือการประชุมผ่านทางวิดีโอและการแชท (テレビ会議やチャットツール) เพื่อให้การทำงานสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นแม้แต่ที่บ้านก็ตาม
เมื่อทำงานจากที่บ้านโดยผ่านระบบที่เชื่อมต่อกัน ใบหน้าของบุคคลจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์และบุคคลที่เราต้องการติดต่อจะปรากฏสถานะต่างๆ ให้เรารู้โดยขึ้นเป็น “ติดต่อได้” “กำลังใช้งานอยู่” “ไม่สามารถติดต่อได้” “ไม่อยู่ชั่วคราว” เป็นต้น
ปัจจัยจำเป็นในการทำงานจากที่บ้าน
แน่นอนว่ายังมีข้อกังวลเกี่ยวกับการทำงานจากที่บ้าน เนื่องจากเป็นรูปแบบการทำงานที่มีความยืดหยุ่นสูง และปัจจัยที่ทำให้การทำงานจากที่บ้านสามารถบรรลุผลลัพธ์เช่นเดียวกับการทำงานที่ออฟฟิศ ได้แก่
■ วิวัฒนาการที่น่าทึ่งของเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน เช่น
คลาวด์, ซอฟต์แวร์แชร์ไฟล์, แชท, เครื่องมือการจัดการโครงการ, แฮงเอาท์วิดีโอสำหรับการประชุม ฯลฯ – Tools เหล่านี้ล้วนโอเคมีพร้อมให้ใช้งาน แต่ด้านคุณภาพ ประสิทธิภาพ และความสะดวกในการใช้งานขึ้นอยู่กับความเข้าใจของผู้ใช้ (Users) ที่มีความแตกต่างชัดเจนในระดับการนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง
■ การปรับเปลี่ยนที่สำคัญของพนักงานแต่ละ Gen ที่มีต่อการใช้เครื่องมือดิจิทัลต่างๆ
แน่นอน Gen ของคนรุ่นที่เติบโตมาในยุคของการใช้เครื่องมือดิจิทัลต่างๆ ที่อธิบายไว้ข้างต้น ว่าจะเป็นเรื่องชิวๆ สบายๆ สำหรับพวกเขาที่สามารถใช้ในการทำงานได้อย่างคล่องแคล่วและเป็นอิสระ
■ การเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมองค์กร
Marissa Mayer ซีอีโอของ Yahoo เป็นที่รู้จักกันดีในปี 2013 ที่ว่า เธอห้ามระบบการทำงานจากที่บ้าน เพราะเธอคิดว่ามันดีกว่าที่ให้การทำงานเป็นลักษณะของการร่วมมือที่ดีระหว่างพนักงาน นอกจากนี้ตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ บริษัทยังกล่าวว่า “ความคิดและการตัดสินใจที่ดีที่สุดมักมาจากการพูดคุยกันในโถงทางเดินและโรงอาหาร”…”ใช่” มันเป็นความจริงที่ว่าพนักงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้จริง และ “ใช่” มันเป็นความจริงที่ว่า การทำงานจากที่บ้านคือ “การสูญเสียอย่างหนึ่งของการสื่อสารภายใน”
แต่อย่างไรก็ตาม มันเป็นความจริงที่ว่า การไม่อนุญาตการทำงานจากที่บ้านในยุคปัจจุบัน น่าจะนำไปสู่การสูญเสียพนักงานที่มีความสามารถ…. GitHuB, Inc. เป็นบริษัทที่เหล่าวิศวกรจะพัฒนาเว็บไซต์เพื่อแบ่งปันซอฟต์แวร์ให้ใช้ร่วมกันได้ และ Automatic, Inc. เป็นบริษัทที่ดำเนินการแพลตฟอร์ม WordPress ที่ใช้มากที่สุดในโลก พวกเขากล่าวว่ามีแนวโน้มที่จะได้รับความสามารถใหม่ๆ นวัตกรรมใหม่ๆ โดยใช้เทคนิคการทำงานจากที่บ้าน และอาจจะไม่ดีเท่าไรนักหากต้องเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตของพวกเขา แต่ควรให้เป็นอิสระโดยขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในการทำงานนั้นๆ
■ การเปลี่ยนแปลงในการออกแบบพื้นที่ทำงาน
ในอดีตผู้ประกอบการญี่ปุ่นมากมาย มองว่าสถานที่ทำงานเป็นการรวมตัวกันของพนักงานในสำนักงาน และพนักงานจะถูกแยกจากกันในพื้นที่ที่ปิดล้อมเป็นส่วนๆ แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทไอทีรายใหญ่ในสหรัฐอเมริกาและที่สาขาในญี่ปุ่นได้ย้ายพนักงานหลายคนไปยังห้องขนาดใหญ่ที่พนักงานสามารถพบปะซึ่งกันและกันได้อย่างง่ายดาย เป้าหมายคือเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานโดยการสร้างพื้นที่เปิดโล่งในบริษัท สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องปกติที่จะไปสำนักงานเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและเปลี่ยนสถานที่ทำงานตามวัตถุประสงค์เช่นเดียวกับการไปทำงานที่บ้าน (在宅勤務)
■ การประเมินผลของพนักงานและปรับเปลี่ยนวิธีการจัดการ
สามารถจะประเมินผลลัพธ์และความสำเร็จอย่างเป็นกลางและโปร่งใส โดยไม่ต้องใช้เวลานานอีกต่อไป
Automatic Inc. ซึ่งดำเนินงานแพลตฟอร์มบล็อก WordPress มีพนักงานมากกว่า 500 คนใน 52 ประเทศและสามารถพูดได้ถึง 70 ภาษา โดยใช้รูปแบบการทำงานจากที่บ้านในกรณีพิเศษ เช่น อยู่ไกลจากบริษัทมากไม่สะดวกในการเดินทาง เป็นต้น กลับกลายเป็นตัวอย่างของการเรียนรู้อย่างยอดเยี่ยมในปัจจุบันให้กับอีกหลายๆ บริษัททั่วโลกรวมถึงญี่ปุ่น ที่ต้องหันมาพิจารณารูปแบบการทำงานจากที่บ้าน มิฉะนั้นคนที่มีความสามารถจะหายไปและแม้แต่ชื่อเสียงของบริษัทเองก็อาจลดลงเนื่องจากไม่สามารถเพิ่มผลิตผลได้
ขอบคุณรูปภาพจาก : https://www.nikkei.com , https://pixabay.com