เราต่างก็ยอมรับว่าวัฒนธรรมการทักทายนั้นเป็นขั้นตอนแรกๆ ของการสื่อสาร ถ้าเราสามารถทักทายด้วยความเข้าใจในวิถีแห่งวัฒนธรรมของแต่ละท้องที่ได้อย่างถูกต้องแล้ว มันจะเป็นก้าวแรกในการสร้างมนุษยสัมพันธ์อันดีได้อย่างน่าประทับใจเลยทีเดียว ซึ่งในตอนที่ 1 เราได้นำเสนอวิธีการทักทายคนในประเทศญี่ปุ่นไว้ด้วยกัน 6 ข้อ โดยในวันนี้เราจะมาแชร์เพิ่มเติมแบบลงรายละเอียดกันลึกขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทักทายด้วย “การแลกเปลี่ยนนามบัตร”
วัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนนามบัตรของคนญี่ปุ่น
ตั้งแต่เริ่มทำงานมาจนถึงปัจจุบัน สิ่งหนึ่งที่ทำให้ผมได้เรียนรู้และเข้าใจถึงบทบาทและความหมายที่สำคัญอย่างมากในการติดต่อสื่อสารธุรกิจกับชาวญี่ปุ่นแบบขาดไม่ได้เลย นั่นก็คือ “นามบัตร” ครับ เจ้ากระดาษใบเล็กๆ ใบเดียวนี้ มันสามารถแนะนำตัวตนของคนๆ หนึ่ง ซึ่งเป็นตัวแทนของบริษัทๆ หนึ่ง เพื่อให้คนอื่นได้รู้จัก เสมือนเป็นกุญแจไขบอกบทสรุปความมีคุณภาพและประสิทธิภาพที่ซ่อนอยู่ในวัฒนธรรมแห่งองค์กรนั้นๆ….. คงพอจะเห็นภาพคร่าวๆ ว่าคนญี่ปุ่นให้คุณค่าและความสำคัญกับเจ้ากระดาษใบเล็กๆ นี้มากเพียงไร ดังนั้น เมื่อคุณไปพบกับคนญี่ปุ่นไม่ว่าจะคุยงานกันแบบไหนก็ตาม ควรจะมีนามบัตรพกติดตัวไว้เพื่อแลกเปลี่ยนเสมอนะครับ
วัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนนามบัตรเพื่อใช้ในการทักทายและติดต่อด้านการค้าได้เริ่มต้นมาจากจีน ขยายเข้าสู่ญี่ปุ่น เกาหลี และเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ โดยเฉพาะญี่ปุ่นซึ่งเป็นประเทศที่มีบทบาทสำคัญต่อการขยายผลการใช้งานของนามบัตรออกไปอย่างกว้างขวาง แม้แต่ในยุโรปและสหรัฐอเมริกา ก็ยอมรับวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนนามบัตรเพื่อทำความรู้จักกันและกันเมื่อพบปะกันเป็นครั้งแรกและถือเป็นธรรมเนียมปฎิบัติโดยทั่วไปในสังคมธุรกิจ ทั้งนี้ เพื่อความสะดวกสบายในการแลกเปลี่ยนเบอร์โทร อีเมล สำหรับการทำธุรกรรมที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ กับเอเชียนั่นเอง ด้วยเหตุนี้ ญี่ปุ่นจึงได้ชื่อว่าเป็นประเทศวัฒนธรรมนามบัตร ในฐานะผู้มีบทบาทสำคัญของการแลกเปลี่ยนนามบัตรด้วยวิถีของตัวเองที่เกิดขึ้นในทวีปเอเชียและแพร่กระจายออกไปโดยเป็นที่ยอมรับกันทั่วโลก
จุดเริ่มต้นของนามบัตรมาจากประเทศจีน (ศตวรรษที่ 7-10) 
กระดาษใบเล็กๆ ที่เรียกว่า “นามบัตร” ได้ถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารตั้งแต่ในยุคโบราณจวบจนทุกวันนี้ ดูเหมือนว่าความเป็นมาของเจ้ากระดาษใบเล็กนี้ได้รับการพัฒนามาอย่างยาวนานทีเดียว แต่ประวัติของนามบัตรที่เก่าแก่ที่สุดได้ถือกำเนิดขึ้นที่ประเทศจีนในสมัยฮั่นตอนปลาย และมีปรากฎให้เห็นทั่วไปในวรรณคดีของราชวงศ์ถัง (ช่วงศตวรรษที่ 7-10) เกี่ยวกับคำพรรณนาของนามบัตรที่ทำมาจากเปลือกไม้หรือใบไผ่ โดยหลักฐานนามบัตรที่เก่าแก่ที่สุดเป็นนามบัตรสีแดงซึ่งสันนิษฐานว่าเป็นของเหล่านักรบในยุคสามก๊ก
คำว่า ” นามบัตร『名刺』” เป็นคำภาษาจีนโบราณและเป็นรากศัพท์ของคำว่า ” ไผ่หรือต้นไม้ที่มีหนาม「刺」” ที่นำเปลือกของต้นไม้และใบไผ่มาสลักชื่อไว้ เพื่อจุดประสงค์แจ้งให้รู้ถึงการมาเยี่ยมเยียนของตนโดยจะเสียบคั่นไว้ตามช่องว่างของประตูทางเข้ากรณีที่อีกฝ่ายหนึ่งไม่อยู่ นอกจากนี้ ในสังคมราชการยังถูกใช้เป็นเสมือนคำทักทายและเป็นตัวแทนของบุคคลที่มีตำแหน่งเพื่อใช้ในการแจ้งบอกสิทธิของตนในที่ประชุมสภาอย่างเป็นทางการในช่วงสมัยนั้นอีกด้วย
ยุโรป (ศตวรรษที่ 16)
ว่ากันว่านามบัตรใบแรกที่มีการใช้ในยุโรปคือที่ประเทศเยอรมนีช่วงศตวรรษที่ 16 เพื่อจุดประสงค์แจ้งให้รู้ถึงการมาเยี่ยมเยียนของตนโดยทิ้งบัตรที่มีเขียนชื่อไว้ในกรณีที่อีกฝ่ายหนึ่งไม่อยู่ หลังจากนั้นในศตวรรษที่ 18 นามบัตรได้ถูกพลิกบทบาทโฉมใหม่ให้กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในแวดวงสังคมของยุโรปที่สะท้อนถึงมารยาท รสนิยมของผู้เป็นเจ้าของบัตร จึงมีการออกแบบด้วยดีไซน์กราฟิกที่หรูหรา เช่น แต่งด้วยลวดลายรูปภาพต่างๆ ประดับด้วยดอกไม้ รวมถึงการตกแต่งด้วยภาพพิมพ์ทองแดง นอกจากนี้ในช่วงกลางศตวรรษที่ 19 มีการถ่ายรูปลงในนามบัตรปรากฏขึ้นเป็นครั้งแรกด้วยแนวความคิดของช่างภาพชาวฝรั่งเศส Mr. Dideli โดยเขาได้กำหนดขนาดของนามบัตรไว้ที่ 57 มม. × 82 มม. ซึ่งเป็นขนาดที่ยอมรับและใช้ในยุโรปเรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน
อเมริกา (ศตวรรษที่ 18)
มีคนอเมริกันเป็นจำนวนมากที่ไม่มีนามบัตร แต่อย่างไรก็ตาม อเมริกาก็มีประวัตินามบัตรของตัวเองด้วยเช่นกัน ก่อนอื่น เราจะเห็นว่าความหมาย “นามบัตร” ในภาษาอังกฤษมีอยู่ด้วยกันหลายคำ เช่น “Business Card”, “Calling Card”, “Visiting Card” ซึ่งก็มีความแตกต่างกันในแต่ละบัตร แรกเริ่มเดิมทีนามบัตรในอเมริกาจะใช้คำว่า “Calling Card” หรือ “Visiting Card” ที่ใช้สำหรับโอกาสทางสังคมที่บูมขึ้นมาหลังจากสงครามกลางเมือง (ค.ศ. 1861-1865) หรืออาจกล่าวอีกนัยหนึ่งนามบัตรในเวลานั้นถือเป็นเครื่องมือสื่อถึงความมั่งคั่งทางการเงินและสถานะที่สมบูรณ์ทางสังคมนั่นเอง และช่วงก่อนสงครามโลกครั้งที่หนึ่ง (ค.ศ. 1914-1918) มารยาทหรือสไตล์การเขียน การใช้งาน รวมถึงรูปแบบอักษรที่ใช้ในนามบัตร การมอบนามบัตรของฝ่ายชายให้กับฝ่ายหญิง แบบตัวต่อตัว หรือหลายคนในคราวเดียวกัน ควรมีนามบัตรพกติดตัวกี่ใบและอื่นๆ เป็นต้น รายละเอียดต่างๆ เหล่านี้ได้ถูกเขียนไว้เป็นหนังสือ นามบัตรที่เดิมทีถูกใช้สำหรับการขัดเกลาทางสังคมนั้นได้ถูกเปลี่ยนมาใช้เพื่อการธุรกิจตั้งแต่ประมาณกลางศตวรรษที่ 20 จวบจนทุกวันนี้ ซึ่งอเมริกาในปัจจุบันใช้คำภาษาอังกฤษในความหมายของนามบัตรมีอยู่ 3 คำ คือ “Business Card”, “Social Card” และ “Visiting Card” โดยการใช้งานจะแฝงแนวความคิดต่างกันเล็กน้อย กล่าวคือ “Business Card” จะใช้สำหรับการแนะนำตนเองหรือบริษัทเพื่อการธุรกิจเป็นนัยสำคัญ แต่ “Social Card” จะใช้เพื่อแสดงสถานะทางสังคมเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คนอเมริกันจะไม่ใช้ “นามบัตร (Business Card)” เมื่อส่งของขวัญเพื่อการเข้าสังคม แต่จะใช้ “นามบัตร (Social Card) แทน ซึ่งโดยทั่วไปจะใส่เพียงชื่อและคำนำหน้า Mr., Mrs., Ms. และหรือตำแหน่งทางสังคม นอกจากนี้ ในกรณีที่ไม่สามารถไปเข้าร่วมงานฉลองแสดงความยินดีหรือแสดงความเสียใจได้ จะใช้ “นามบัตร (Visiting Card) เป็นตัวแทนของตนหรือบริษัทเพื่อแสดงการเข้าร่วม
ญี่ปุ่นสมัยเอโดะ (ศตวรรษที่ 19)
ในช่วงยุคสมัยเอโดะ (江戸時代) ที่เริ่มใช้นามบัตรกันทั่วไปในประเทศญี่ปุ่น มีการเขียนชื่อด้วยหมึกญี่ปุ่น (墨) ลงบนกระดาษญี่ปุ่น (和紙) โดยมีวิธีการใช้งานเพื่อจุดประสงค์แจ้งให้รู้ถึงการมาเยี่ยมเยือนของตนเช่นเดียวกับประเทศจีนในช่วงสมัยนั้น พอมาประมาณช่วงปลายของยุคสมัยเอโดะ (江戸時代/ค.ศ. 1860) เริ่มเห็นวิวัฒนาการนามบัตรด้วยการใช้ภาพพิมพ์ลงบนผิวเนื้อไม้ โดยถูกนำมาใช้เพื่อการแลกเปลี่ยนติดต่อกับชาวต่างชาติที่เข้ามาเยือนญี่ปุ่น และถือเป็นสิ่งหนึ่งในการเข้าสังคมของหมู่คนชนชั้นสูงที่เรือนรับรองแขกต่างชาติที่เรียกว่า “โรคุเมคัง (鹿鳴館)” ในต้นยุคสมัยเมจิ (明治初期/ค.ศ. 1868-1912) และค่อยๆ พัฒนาแพร่กระจายไปในหมู่คนทั่วไปจวบจนปัจจุบัน
กุญแจสู่ประสิทธิภาพแห่งธุรกิจที่ซ่อนอยู่ในวัฒนธรรม
เจ้ากระดาษใบเล็กนี้ มันเสมือนเป็นเรื่องราวที่บอกหลายสิ่งหลายอย่างของคนๆ นั้น วัฒนธรรม วิสัยทัศน์ของบริษัทนั้นได้อย่างไม่น่าเชื่อเมื่อแลกเปลี่ยนนามบัตรเป็นครั้งแรก ดังนั้น มันน่าจะเป็นการดีกว่าที่เราจะเริ่มเรียนรู้และทำความเข้าใจขั้นตอนในการแลกเปลี่ยนนามบัตรของนักธุรกิจชาวญี่ปุ่น…..
วิธีการแลกเปลี่ยนนามบัตรที่ถูกต้อง
1) วิธีการแลกเปลี่ยนนามบัตรแบบตัวต่อตัว
- ถือนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้างแล้วยื่นออกไปที่ความสูงของหน้าอก โดยหันบัตรไปในทิศทางของอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน
- การจับนามบัตรต้องระวังอย่าให้นิ้วมือของคุณไปปิดบังตัวอักษรหรือรายละเอียดบนนามบัตร
- ในขณะที่ยื่นนามบัตรไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง ให้พูดแนะนำตัวเองว่า「……の…… と申します」อ่านว่า「…… no …… to mou shimasu」หมายถึง “ผม/ฉันชื่อ …… (ของ) บริษัท …….” และกล่าวคำทักทายลงท้ายว่า「よろしくお願い致します」อ่านว่า「Yoroshiku o negai itashimasu」หมายถึง “กรุณาดูแลพวกเราด้วย/ขอฝากเนื้อฝากตัวด้วย ขอบคุณครับ/คะ” หลังจากที่ได้แลกเปลี่ยนนามบัตรกัน
- กรณีที่คุณไม่สามารถอ่านชื่อคันจิของอีกฝ่ายหนึ่งได้ ให้สอบถามวิธีการอ่านขณะที่มีการแลกเปลี่ยนนามบัตร
2) วิธีการแลกเปลี่ยนนามบัตรเมื่อยื่นให้ในเวลาเดียวกัน
- 2.1 กรณีที่ยื่นแลกเปลี่ยนนามบัตรในเวลาเดียวกัน หากฝ่ายตรงข้ามได้วางนิ้วบนนามบัตรของคุณแล้ว คุณต้องยื่นมือซ้ายรับนามบัตรของอีกฝ่ายหนึ่งทันที พร้อมกับยื่นส่งมอบนามบัตรของคุณให้กับอีกฝ่ายหนึ่งด้วยมือขวาเท่านั้น
- 2.2 กรณีอีกฝ่ายหนึ่งได้รับนามบัตรของคุณด้วยมือทั้งสองข้าง คุณก็ต้องรับนามบัตรของอีกฝ่ายด้วยมือทั้งสองข้างโดยให้ปลายนิ้วของคุณวางจับนามบัตรอย่างพอดี ไม่เพียงแต่ดูสวยงามเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงความเคารพต่ออีกฝ่ายหนึ่งด้วย พร้อมกับพูดขึ้นว่า「頂戴します」อ่านว่า「Choudai shimasu」หมายถึง “ขอรับนะครับ/คะ” ซึ่งคุณก็ต้องใช้ช่วงเวลานี้ตรวจสอบชื่อของอีกฝ่ายหนึ่ง และกล่าวว่า「……様ですね。よろしくお願い致します」อ่านว่า「…… sama desu ne. Yoroshiku o negai itashimasu.」หมายถึง “คุณ ……. ขอฝากเนื้อฝากตัวด้วยนะครับ/คะ ขอบคุณครับ/คะ”
3) วิธีการแลกเปลี่ยนนามบัตรกรณีที่คุณเป็นฝ่ายรับนามบัตรของอีกฝ่ายหนึ่งก่อน
- ให้ยื่นนามบัตรทันทีหลังจากที่พูดขึ้นว่า「遅れまして申し訳ございません」อ่านว่า「Okuremashite moushi wake gozaimasen」หมายถึง “ผม/ฉันขอโทษครับ/คะที่ชักช้า” โดยให้จับคั่นนามบัตรของอีกฝ่ายหนึ่งอยู่ในระหว่างนิ้วนางกับนิ้วก้อย และจับนามบัตรของตนเองด้วยนิ้วหัวแม่มือและนิ้วชี้ของทั้งสองมือ พร้อมกับยกยื่นนามบัตรหันไปในทิศทางของอีกฝ่ายหนึ่ง
ข้อควรระวังหลังจากแลกเปลี่ยนนามบัตร
นามบัตร ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการแนะนำตัวเองและบริษัทอีกด้วยกับคนที่คุณพบปะในการติดต่องานธุรกิจต่างๆ หรืองานสังสรรค์ ดังนั้น คุณต้องจัดการกับนามบัตรด้วยความเคารพและใส่ใจอย่างสุภาพ หลังจากได้แลกเปลี่ยนกันแล้ว เพื่อรักษาความรู้สึกที่ดีในการทำธุรกิจร่วมกัน
หลังจากแลกเปลี่ยนนามบัตรแล้ว ถือเป็นมารยาทที่ดีในการจัดเรียงนามบัตรบนโต๊ะตามลำดับที่ฝ่ายตรงข้ามนั่ง โดยไม่ต้องจัดเก็บไว้ในที่ใส่นามบัตรกรณีที่มีการเจรจาเกี่ยวกับงานธุรกิจต่อเลย
*** โปรดระวังอย่าทำสิ่งต่อไปนี้หลังจากการแลกเปลี่ยนนามบัตร เพราะอาจจะนำไปสู่คำพูดที่คุณอาจคาดไม่ถึง อย่างเช่น “เราน่าจะลองหยุดความสัมพันธ์ทางธุรกิจในอนาคตกันเถอะ” หรือ “เราไม่สามารถไว้ใจและไม่ต้องการทำการค้าร่วมกับคนที่มีพฤติกรรมดังกล่าว” ดังนั้น คุณควรที่จะใส่ใจในรายละเอียดกับเจ้ากระดาษใบเล็กๆ นี้อย่างแท้จริง หรือคุณจะเลือกที่จะไม่สนและให้มันมาทำลายโอกาสอันล้ำค่าของคุณไปหล่ะ
- รวบนามบัตรที่คุณได้รับมาเก็บใส่ลงในกระเป๋าหรือแฟ้มใส่เอกสารที่คุณถือมา หรือใส่ในกรเป๋าเสื้อ หรือกางเกงของคุณ
- คุณดื่มเครื่องดื่ม เช่น กาแฟ หกหยดลงในนามบัตรทำให้นามบัตรเปรอะเปื้อน
- เขียนบันทึกลงในนามบัตรของอีกฝ่ายหนึ่งขณะที่ยังนั่งเจรจากันอยู่
- พับนามบัตรที่คุณได้รับจากอีกฝ่ายหรือบุคคลอื่น ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งสำคัญก้าวแรกของการทำธุรกิจร่วมกัน
- ขณะที่พูดคุยกัน คุณวางนิ้วมือแตะบนนามบัตรที่คุณได้รับ
- วางเอกสารทับบนนามบัตรที่ได้รับจากอีกฝ่ายหนึ่ง
ขอบคุณ : https://business-textbooks.com, http://www.party-guide.jp, http://meishi-do.net, https://blog.goo.ne.jp
มาเป็นครอบครัวเดียวกันกับเราได้ที่ Line@ และ Facebook Page